Google E-mail : une affaire de spécialistes... à confier à un spécialiste

Disponibilité sans faille, lutte contre les pourriels et les virus. La gestion d'une messagerie s'avère très exigeante pour une entreprise dont ce n'est pas le métier principal. D'où l'idée de recourir à un service externe, disponible via Internet, sur abonnement.

Plusieurs raisons ont déclenché notre décision d'héberger notre messagerie dans le Cloud Computing (où le logiciel est accessible par Internet, sur abonnement). Nous sommes partis d'un constat simple. De par notre activité, nous sommes un gros utilisateur de messagerie : de nombreux mails nous arrivent de l'extérieur, nous faisons transiter des informations importantes - comme des contrats - via ce canal et la messagerie est également centrale dans nos échanges internes. Cette application était presque devenue critique pour notre activité, avec des exigences de qualité de service, de stabilité et de disponibilité. Ce qui veut dire la nécessité de mettre en place une organisation, donc des coûts. Plutôt que de devenir des experts en messagerie, nous avons choisi de confier ce dossier à un spécialiste, Google en l'occurrence, et de nous concentrer sur le développement de l'application PriceMinister, notre cœur de métier. Qui plus est, la messagerie étant un service banalisé avec des besoins très proches d'une entreprise à l'autre, elle se révèle très bien adaptée à l'externalisation.

L'e-mail, mais aussi un agenda, un annuaire, etc.

En standard, le système répond également à la problématique de l'augmentation des courriers non sollicités (spams) et des virus diffusés par mail. Car la plate-formes sait refouler ces nuisances à l'entrée du système, évitant au maximum de perturber les utilisateurs. Avant de passer sur une messagerie en mode Cloud Computing, nous disposions déjà d'une solution de filtrage pour les spams et les virus. Mais, pour un prix équivalent à celui de ce seul service, nous disposons désormais d'une offre complète, qui va bien au-delà du seul e-mail, puisqu'elle intègre gestion de documents bureautiques, création d'intranets, annuaire d'entreprise, agenda partagé, etc. Ces deux dernières fonctions étaient d'ailleurs très attendues en interne, surtout l'agenda dont les utilisateurs se sont emparés pour faciliter l'organisation des réunions.

Le choix de cette solution facilite également les usages en situation de mobilité : quasiment tout téléphone portable moderne peut se connecter à la plate-forme. Nous avions commencé à étendre notre messagerie vers les terminaux mobiles avec notre système interne. Mais, là encore, ces développements nécessitaient des expertises supplémentaires au sein de nos équipes.

Economies futures sur la bureautique

La migration vers la plate-forme de Cloud Computing, démarrée il y a environ quatre mois, est aujourd'hui achevée à 99 %, sans que nous ayons rencontré de blocage y compris avec les boîtes les plus volumineuses renfermant quelques giga-octects de données. La transition a été indolore pour nos utilisateurs, déjà nombreux à être familiarisés avec l'interface de Gmail. Nous avons bien eu quelques questions sur l'exploitation que pourrait faire Google de nos données. Nous avons étudié cette question en conseil d'administration et avons estimé, de façon unanime, que ces craintes relevaient du fantasme. C'est aussi le cas des réserves concernant la disponibilité : certes, le système a connu des pannes, mais la disponibilité reste excellente, bien supérieure aux résultats que nous obtiendrions en gérant le sujet en interne.

En choisissant cette plate-forme complète, nous avons aussi semé une graine pour l'avenir. Les salariés commencent déjà à utiliser le module permettant de créer des intranets. Idem pour la bureautique, que certains emploient déjà. Sur ces deux sujets, nous avons choisi de ne rien imposer. Mais, à terme, la disponibilité de ces fonctions dans la plate-forme de Cloud Computing permet d'envisager de ne renouveler qu'une partie des licences de notre suite bureautique habituelle, en les réservant aux utilisateurs dont les besoins sont les plus évolués. A la clef, une nouvelle économie sur notre budget informatiq